Mindex Docs
Em operaçãoToda a documentação técnica dos seus produtos fica num lugar só, vigiada, com a validade de cada certificado visível assim que você abre a página.
O arquivo de aço
no fundo do escritório
A sua documentação costuma estar bem guardada: certificado, laudo, descritivo técnico, que é o documento com as especificações do produto para quem compra, foto de produto e dado de expedição, tudo em pasta e etiquetado direito.
Mas nada avisa quando um desses documentos vence: é preciso lembrar de ir até a pasta, achar a data certa e conferir um por um, e, se ninguém lembrar, o documento vence em silêncio até travar o produto — venda que não fecha, lote que volta, auditoria que não passa.
Uma página, e cada área
acha o que precisa
Acessível de qualquer computador ou celular, sem instalar nada.
Qualidade
Abre e vê na hora quais certificados estão perto de vencer, com contagem de dias.
Comercial
Digita o nome ou o código do produto e confere a validade na frente do cliente, sem sair da conversa.
Marketing
Encontra as fotos disponíveis de cada produto e os textos oficiais do descritivo, sem pedir para ninguém.
Produção e logística
Consultam códigos, dados de expedição e a lista de conferência de cada produto.
Qualquer documento
que vence ou é revisado
O problema não é de um setor: é de toda empresa que precisa provar alguma coisa com papel.
Certificados e laudos
Certificado de conformidade, laudo de ensaio, relatório de terceira parte.
Calibração
Certificado de calibração de instrumento, com a data que ninguém lembra de conferir.
Normas e revisões
Qual revisão da norma está valendo, e desde quando.
Procedimentos
Instrução de trabalho e procedimento operacional, com a versão em vigor identificada.
Fichas técnicas
Ficha técnica de produto e ficha de segurança de produto químico.
Licenças e alvarás
Licença ambiental, alvará, registro — tudo que tem prazo e é cobrado em auditoria.
Matéria-prima
Certificado de análise do lote que entrou, ligado ao produto que saiu.
Fornecedores
Homologação e documentação de quem fornece para você.
Não é maquete, é o sistema rodando com cliente.
Números de um sistema em uso numa indústria nacional com catálogo certificado.
Sete desses 54 certificados vencem nos próximos doze meses. Conferir isso na mão é abrir 54 pastas e ler 54 datas, o que, a três minutos por pasta (chute conservador para quem ainda precisa achar a pasta), dá quase três horas, e por isso, pelo que eu vejo, quase ninguém confere todo mês. Aqui essa conferência é a primeira coisa que aparece ao abrir o sistema, com a contagem de dias ao lado de cada produto.
O programa extrai o dado.
A IA organiza a apresentação.
Vale explicar uma decisão técnica, porque é ela que sustenta a confiança no sistema.
Do PDF oficial de cada certificado, laudo ou ficha, o programa lê só o que está escrito ali — número do documento, data de validade, norma atendida, código de barras — e não interpreta, não resume, não completa lacuna: extrai o dado exatamente como o emissor escreveu.
É esse dado extraído, e só ele, que aparece na tela e dispara a contagem de dias até o vencimento, e é em cima dele que a inteligência artificial entra depois, só para organizar a apresentação.
O número que você vê na tela é o mesmo número que está impresso no documento.
Sem senha para criar,
lembrar ou vazar
A pessoa informa o e-mail, recebe um código de verificação, e só quem está nessa lista entra.
O motivo do cuidado vale explicar: cada documento, isolado, costuma ser público, consultável um a um no órgão que emitiu, mas o catálogo inteiro, organizado e pesquisável, é outra coisa — é inteligência competitiva pronta, e aberto na internet seria entregar de graça à concorrência um trabalho de organização que ninguém mais tem.
Mindex Docs Pro
Quem compra de você muitas vezes precisa comprovar a conformidade do que comprou — para o cliente dele, para o auditor, para o órgão regulador.
O Docs Pro libera a consulta para o próprio cliente, com acesso identificado, que entra, localiza o produto que comprou e baixa o documento de conformidade na hora.
O Docs Pro só existe em cima do Mindex Docs, porque documentação organizada é a matéria-prima e, sem ela, não há o que liberar.
Ainda não foi construído. O escopo está desenhado e o caminho é claro, mas seria desonesto chamar de produto pronto.
O que ele não faz
- Não emite nem renova documento: ele acompanha e avisa, e a renovação continua sendo processo junto a quem emite.
- Não substitui o site nem o catálogo: é ferramenta interna de consulta.
- Não guarda foto em alta resolução: mostra miniatura para identificar o produto e aponta onde está o arquivo original.
- Não avisa por e-mail hoje: a informação está na tela, e o aviso automático é o passo seguinte, não uma promessa embutida.
O que o Docs precisa de você
A lista de quem deve ter acesso.
Cerca de uma hora de uma pessoa de cada área, para uma apresentação de como usar.
Que os documentos novos continuem chegando como sempre chegaram.
Quantos certificados vencem este ano na sua empresa?
Se a resposta demorar mais de dez segundos, já vale uma conversa.